会議の効率化とは？

仕事ができる人ほど、仕事を細分化しているということを聞いたことがありませんか？
仕事の内容を時間で区切り、スケジュール帳に細かく書き入れる事で仕事の効率化を高めることができると言われますよね。
実はその通りで目標達成のためには明確化と細分化が大切です。
例えば、ただ何となく今年は年商○億にするぞ！という目標を掲げても、それを実行に移すための具体的で細分化された行動計画が立てられていないと実際に動くことはできませんよね。

会議の効率化とは？

今日、明日、そして今月末までに○○をする、という計画があるからこそ行動に移せるというものです。
そしてこの細分化は、目標達成だけでなく会議でも使えるのですよ。
例えばあることを決めるために会議を開くとします。
その多くは、その日持ち込んだ議題に対する解決方法、つまり最後の答えまでを限られた時間の中で出そうとしますよね。
問題提起→ディスカッション→具体案と具体案までも一気に出してしまいがちです。
しかし会議は細分化といって4段階に分けて行うのが最も効率よいとされているのです。

テーマを細分化し、会議進行自体も細分化するということです。
例えば、ある話し合いたいテーマがあったとします。
会議の細分化では、そのテーマに対して討議→協議→審議→報告といった4段階の進行に分けることがポイントです。
それぞれの内容を具体的に言うと、討議とは参加者が自由に意見を言うこと。
協議とは、討議を受けてある程度の方向性を決めること。
次の審議とは、協議を受けて参加者に対して最終的な意見を聞くこと。
そして最後の報告とは決定事項を参加者全員に周知させることです。
これらの4段階を経ることにより
参加者全員が、今自分たちがどの段階にいるのかその段階で達成すべき事は何かどの結論まで出せば良いのかと言ったことを意識しながら会議を進めることができます。
それが最終的に、ダラダラと会議を進めるよりも会議の効率化につながるのです。
ぜひ一度お試しくださいね。

それでは今日も、充実した1日をお過ごしください！